werolato,В чем видишь помощь в организации, шатер есть могу взять. Мангал стол табуретки тоже есть. Как вариант, выехать заранее на пару часов раньше подготовить место. Если надо не вопрос.
Можно поговорить на работе о спонсировании встречи. Но тогда придется ставить атрибутику
компании.